Paramétrage des délégations
1. Principe de fonctionnement des délégations
Les délégations permettent de transférer le traitement de fiches, actions, audits et plans de progrès (selon les logiciels en votre possession) à un autre responsable que le responsable désigné (attitré).
Les délégations peuvent être utilisées dans le cas d'un arrêt maladie, départ en congés, déplacements,... qui améneraient les responsbales en charge du traitement de fiches, actions,... à ne pouvoir assumer leurs tâches dans les délais impartis. Aussi, afin d'éviter ces contre temps, il est possible de transférer la réalisation de ces tâches à d'autres responsables afin d'assurer la continuité de service.
Le paramétrage des délégations peut se faire selon les versions de QALITEL :
- version classic : Paramétrage des délégations par l'Administrateur
- versions pro et premium : Paramétrage des délégations par l'Administrateur et par les Utilisateurs
2. Paramétrage d'une délégation
Le paramétrage des délégations à partir de l'interface de gestion s'effectue via le menu "Tables - Personnel - Délégations".
Le formulaire de paramétrage d'une délégation se présente sous la forme suivante:
Activer : Permet d'activer la délégation. Quand les dates d'une délégation sont en dehors de la date du jour (période dépassée par exemple), il n'est pas nécessaire de désactiver une délégation.
Délégué par : Nom du responsable déléguant le traitement de ses tâches. Pour les versions Pro et Premium, quand les utilisateurs paramètrent eux-mêmes leurs délégations, leur nom est automatiquement spécifié dans ce champ "Délégué par" sans possibilité de modification.
Délégué à : Nom du responsable à qui la délégation est faite.
Motif de la délégation : Objet de la délégation. Pour les personnes disposant des permissions requises, la liste des motifs peut être enrichie.
Date de début - fin : Période durant laquelle la délégation est valide. Si aucune date de fin n'est spécifiée, alors la délégation n'aura pas de date de fin non plus
Tout déléguer : Si la case est cochée, alors toutes les tâches du "Délégué par" sont "transmises au "Délégué à"
Toutefois, si la case "Tout déléguer" est décochée, les options ci-dessous sont alors proposées :
Périmètre : Permet de spécifier ce qui est délégué : Fiches - Actions - Audits - Plans de progrès (selon les logiciels en votre possession)
Requête : Il est possible de positionner une requête permettant de ne pas tout déléguer. On pourra par exemple choisir de ne déléguer que les fiches de gravité importante, les actions dont la date de fin prévue arrive à échance dans les 15 prochains jours,... Les requêtes utilisables sont celles disponibles dans la liste des requêtes enregistrées.
Points importants :
- Quand une délégation atteint sa date de fin, elle est alors en lecture seule afin que garantir la traçabilité
- Comme présenté ci-dessous, les délégations sont liées à des permissions. Aussi pour garantir la traçabilité, veuillez porter une attention particulière à la permission de suppression pour éviter la suppression de délégations échues qui vousferez perdre une éventuelle traçabilité
3. Habilitations - Permissions associées aux délégations
Le paramétrage des délégations est conditionné à des habilitations au niveau des groupes Utilisateurs
Il est ainsi possible d'autoriser un groupe d'utilisateurs à configurer les délégations. Pour les versions Pro et Premium une seconde habilitation est disponible pour permettre aux utilisateurs de gérer eux-mêmes leurs propres délégations.
Ensuite comme toutes listes, la liste des délégations est soumise à des permissions pour l'insertion, la modification ou la suppression.
4. Paramétrage des délégations par les Utilisateurs (versions Pro - Premium)
Si l'utilisateur appartient à un groupe d'Utilisateurs ayant l'habilitation "Autoriser les utilisateurs à paramétrer leurs délégations", il disposera dans son menu d'une entrée "Mes délégations" où il pourra paramétrer ses différentes délégations.
5. Accès rapide - Accès aux délégations
Version Classic
Les accès rapides ne sont pas paramétrables dans la version Classic.
Vous disposez néanmoins en version Classic de différentes branches dans l'accès rapide regroupant les délégations que vous avez faites (de vos fiches - actions - audits et plans de progrès) ainsi que celles que l'on vous a faites.
Versions Pro et Premium
Pour les versions Pro et Premium, vous avez la possibilité de configurer l'accès rapide et ainsi modifier les branches fournies par défaut ou compléter vos accès rapides avec des branches supplémentaires pour couvrir vos éventuels besoins.
Vous disposez donc pour cela de 2 options dans le formulaire de paramétrage de l'accès rapide auxquelles vous pourrez bien entendu joindre des requêtes.
6. Paramétrage du GAE
Le G.A.E. intègre un nouveau type d'EMail "Délégation" permettant d'envoyer des Emails aux utilisateurs ayant reçu délégation pour la prise en charge de fiches, actions, audits ou plans de progrès. Ces utilisateurs peuvent ainsi être informés et/ou relancés sur la réalisation d'éléments les concernant (au même titre que le responsable en charge).